8 étapes pour faciliter des relations saines:
Les relations entre PDG et conseil d’administration sont trop souvent entachées de conflits. Ces conflits et malentendus trouvent presque toujours leur origine dans une mauvaise communication, ce qui entraîne un manque de confiance. En tant que PDG, l’établissement d’une relation solide avec votre conseil d’administration est l’une de vos obligations commerciales les plus importantes.
#1 DITES LA VÉRITÉ
Parfois, travailler avec un conseil d’administration peut ressembler à une bureaucratie inutile qui peut frustrer et retarder les décisions sensibles au temps. Dans ces cas, il peut être tentant pour les PDG de contourner le conseil d’administration ou d’édulcorer les faits pour faire avancer les choses. Cependant, cela peut en fait créer plus de travail pour vous et plus de douleur par la suite.
Toujours être franc avec le conseil d’administration et résister à la tentation de présenter une histoire incomplète qui ignore certains des problèmes compliqués que le conseil se sentirait obligé d’aborder. Les communications incomplètes érodent la confiance et ne facilitent pas les résultats positifs.
#2 GARDER LES COMMUNICATIONS SIMPLES
Les PDG font parfois l’erreur de supposer que les membres du conseil en savent plus qu’eux. Bien qu’ils aient une influence considérable, ils n’ont généralement pas une compréhension approfondie du fonctionnement quotidien de l’entreprise. Ce sont des personnes très occupées qui doivent concilier divers engagements concurrents au travail, dans leur famille, dans des organismes de bienfaisance et dans d’autres conseils d’administration, et ils n’ont qu’un temps limité à consacrer à chacun des conseils d’administration auxquels ils siègent. Cela ne signifie pas qu’ils ne prennent pas leur rôle au sérieux, mais cela signifie que le PDG doit avoir une compréhension des différents niveaux d’expertise au sein du conseil et adapter les communications en conséquence.
#3 GARDER LES COMMUNICATIONS TRANSPARENTES
Le moyen le plus sûr de créer une relation dysfonctionnelle avec votre conseil est de ne pas divulguer complètement le contexte et la préparation qui ont précédé les décisions importantes. C’est particulièrement le cas pour les décisions qui sont sensibles au facteur temps. Personne n’aime être surpris, et personne ne veut avoir l’impression d’être acculé dans un coin.
Lorsque des décisions importantes doivent être prises, une communication précoce et continue avec le conseil est primordiale. Incluez-les dans les discussions et laissez du temps pour les questions et les réponses. Ne partez pas du principe que parce qu’un administrateur est à bord, tous les autres le sont. Tenez les administrateurs informés des questions clés entre les réunions.
#4 GARDER LES COMMUNICATIONS PROACTIVES
Il existe un adage populaire selon lequel la réunion du conseil d’administration ne devrait jamais avoir lieu à la réunion du conseil. Cela signifie simplement que le PDG doit communiquer avec les membres du conseil d’administration avant la réunion afin de solliciter leur avis et leurs conseils. Il doit également envoyer le dossier de présentation à l’avance, afin de créer une autre occasion de recueillir des commentaires et des suggestions. Vous ne devriez jamais organiser une réunion du conseil si vous ne connaissez pas à l’avance la position de votre conseil sur les questions clés. Ces mesures proactives peuvent aider à étoffer et à obtenir un alignement sur les problèmes et les défis à relever.
En outre, ne réservez jamais les mauvaises nouvelles pour la réunion réelle du conseil. Si vous avez une mauvaise nouvelle, il est préférable de l’annoncer aux membres individuels du conseil en privé plutôt que de la réserver pour la réunion où la réaction sera probablement plus sévère. Si vous devez vous faire taper dessus par votre conseil d’administration, il est préférable que cela se passe en privé plutôt que sur la scène centrale et où les résultats seront consignés dans le procès-verbal.
#5 EMPLOYER UNE SALLE DE DONNÉES VIRTUELLE COMME PORTAIL DU CONSEIL
Bien que traditionnellement utilisées comme référentiels en ligne sécurisés pour la diligence raisonnable M&A et d’autres processus de collaboration tels que le partenariat et la licence, les salles de données virtuelles sont de plus en plus employées comme portails du conseil pour gérer les communications et les activités au niveau des directeurs.
L’utilisation d’une salle de données virtuelle comme portail du conseil offre deux avantages distincts. Premièrement, un portail de conseil en ligne aide à résoudre les problèmes de conformité. Les organisations d’aujourd’hui sont confrontées à une augmentation à la fois du volume et de la complexité des normes de conformité, associée à une recrudescence des mesures réglementaires. Cette nouvelle dynamique met en évidence le besoin d’un référentiel de documents d’entreprise organisé avec des outils de reporting puissants, assurant la transparence, réduisant le stress d’un examen réglementaire et étant préparé à un audit bien avant qu’il ne se produise.
#6 AYEZ DES RELATIONS PERSONNELLES
Lorsque vous avez une relation personnelle avec quelqu’un, vous êtes mieux équipé pour comprendre les motivations, les domaines de préoccupation et le style personnel de cette personne. Ce niveau d’empathie se traduit par la confiance, la transparence et réduit la tendance à être sur la défensive. C’est une bonne idée de passer du temps personnel avec les membres individuels du conseil, peut-être sur leur terrain, peut-être une ou deux fois par an.
En apprenant à connaître les membres du conseil individuellement, vous commencerez à comprendre leurs styles et leurs perspectives uniques.
#7 LE MEMBRE DU CONSEIL D’ADMINISTRATION A TOUJOURS DROIT
Ce n’est évidemment PAS VRAI, mais vous voulez aussi éviter de répondre aux questions ou aux suggestions des membres du conseil d’administration de telle sorte que le membre du conseil d’administration ait l’air idiot devant ses pairs.
Certaines personnes ont un ego et se donneront beaucoup de mal pour vous aider si elles perçoivent que vous respectez et valorisez leur position. De même, elles chercheront à saper vos efforts en créant des barrières et des obstacles substantiels pour vous si vous choisissez de les banaliser. Tout savoir sur le comex
#8 EVITER DE FAIRE DES HYPOTHÈSES
Faire des hypothèses sur des sujets, sans faire de diligence raisonnable approfondie et sans communiquer ouvertement avec le conseil, peut conduire à des problèmes. Vous pouvez penser que votre décision est correcte, et elle l’est peut-être, mais si elle n’a pas été communiquée au conseil, celui-ci peut se sentir pris au dépourvu. Un PDG peut croire qu’il a un alignement sur une acquisition particulière, par exemple.
